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档案管理制度

为规范公司档案管理,增强公司档案的实用性和有效性,制定本制度。

                                   归档范围

1、上级文件、会议纪要、通知、任命、考核等文件资料。

2、下属企业请示、报告及其批复,重要往来文件资料。

3、本公司对上请示、报告及其上级批示、批复,对外的正式文件及其与有关单位的重要来往文书。

4、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、电话记录、收发文登记薄、统计报表及简报。 

5、本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书及其相应文书、附件及内部审批流程等文件材料。

6、本公司职工简历、劳动、工资、福利等劳动人事方面的文件材料。

7、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

8、重要的会议材料、表决材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

9、会计凭证、会计账簿、会计报表等会计档案资料。

   10、各类招投标文件、材料、中标通知及其履行合同。

11、公司土地、房屋产权证件。

12、公司营业执照、资质证书等相关经营证照。

13、其他应作为档案保管的文件资料。

                            档案管理

1、公司指定专人负责档案文件材料的管理。档案文件材料由各部门或经办人员负责收集,交党政办公室编号集中归档。

2、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的档案文件材料,由主办部门或人员收集,交党政办公室集中归档备案。

3、年度终了,由党政办公室负责聘请档案专业人员分门别类装订档案。装订完成后交档案管理人员编号归档。

4、公司档案只有公司内部人员方可以借阅,并做好借阅专项登记,借还均须借阅者签名。其中机密文件必须经总经理或以及董事长同意后方可借阅。

5、借阅者不准拆卷及抽、换卷内文件、资料或剪贴涂改其字句,不准在档案材料中写字、划线或作记号,不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制。

6、借阅人员必须爱护和妥善保管档案,并对档案内容严格保密,不准泄露档案材料内容。

7、借阅者不准转借档案,用毕应及按时归还,如需延长借阅时间,必须告知档案管理人员另行办理续借手续。

8、对借出档案,档案管理人员要定期催还,如发现损坏或遗失或逾期未还,应写出书面报告,报总经理处理。情节严重者,追究借阅者责任。

              档案保管要求

1、档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。

2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

3、在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别订在一起,不得分开,文电应合一归档。

4、档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并形成系列。

5、公司重要经济存档文件,必须制作2份以上的原件,由党政办公室和相关部门同时归档保存,如需借阅只能由保管专人进行复印借阅。

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